Programa piloto

Check-in de hóspedes com coleta de documentos, do jeito certo

Este guia explica o que a Airana faz, como o piloto vai funcionar, o que a lei e o Airbnb dizem sobre pedir documentos, e o que aprendemos olhando o mercado.

Versão para o piloto · Novembro de 2026 · Leitura de cerca de 20 minutos

1.O que é a Airana

A Airana é uma plataforma de ferramentas para anfitriões de aluguel por temporada. A primeira ferramenta resolve um problema que todo anfitrião em condomínio conhece: conseguir o documento de todas as pessoas que vão ficar no imóvel antes do check-in, para entregar à portaria, sem ficar cobrando hóspede por mensagem.

Hoje isso costuma funcionar assim: você pede os documentos pelo chat do Airbnb ou pelo WhatsApp, o hóspede manda só o dele, esquece dos acompanhantes, manda foto cortada, manda na véspera. As fotos ficam espalhadas em conversas e na galeria do celular. E você não tem uma visão clara de quais reservas da semana ainda estão pendentes.

Com a Airana:

Cada reserva vira uma lista de hóspedes, e cada hóspede recebe o próprio link para enviar o documento pelo celular, sem instalar nada.
A plataforma lembra o hóspede responsável automaticamente, por WhatsApp e e-mail, enquanto faltar alguém.
Você recebe um alerta alguns dias antes do check-in se ainda houver pendência.
Você vê, aprova e baixa os documentos num painel, e gera a lista para a portaria em um clique.
Os documentos são apagados automaticamente depois de um prazo que você define, de acordo com a lei de proteção de dados.

Tudo isso apoiado na regra do seu condomínio, que é a base que o próprio Airbnb aceita para esse tipo de coleta (explicamos na seção 7).

2.O piloto: o que esperamos de você e o que você ganha

Vocês são os dois primeiros anfitriões a usar a Airana. Durante o piloto:

O que pedimos

Usar a Airana em pelo menos um imóvel por cerca de dois meses.
Fazer a configuração inicial com a nossa ajuda (menos de uma hora).
Contar o que funcionou, o que travou e o que os seus hóspedes acharam. Uma conversa curta a cada duas semanas.
Nos avisar na hora se alguma mensagem ou tela causar confusão ou reclamação de hóspede.

O que você ganha

Uso gratuito durante o piloto e condição especial depois.
Influência direta no que será construído: as suas reservas vão moldar o produto.
Um processo de coleta de documentos que respeita as regras do Airbnb e a lei de proteção de dados, o que hoje a maioria dos anfitriões não tem.

3.Como funciona, passo a passo

Do seu lado (uma vez só)

Você cadastra o imóvel na Airana: nome, endereço, quantas pessoas cabem, e qual regra do condomínio exige a identificação dos hóspedes (você anexa o trecho do regimento ou o comunicado do síndico).
Você conecta o calendário do Airbnb. É um link que o Airbnb fornece na tela de disponibilidade do anúncio. Com ele, a Airana enxerga as datas de cada reserva automaticamente.
Você encaminha os e-mails de reserva. O Airbnb manda um e-mail a cada reserva confirmada. Você cria uma regra no seu Gmail ou Outlook para encaminhar esses e-mails para um endereço da Airana. É assim que a plataforma descobre o nome do hóspede e quantas pessoas vêm.
Você cola um texto no anúncio. A Airana gera um texto pronto para a seção "requisitos" do seu anúncio, explicando que o condomínio exige a identificação dos hóspedes. Isso é o que o Airbnb pede para esse tipo de coleta.
Você programa uma mensagem no Airbnb. No próprio Airbnb existe o recurso "mensagens programadas". Você cria uma mensagem de boas-vindas enviada automaticamente quando a reserva é confirmada, e ela contém o link de check-in da Airana. Nós damos o texto pronto.

Depois disso, cada reserva nova segue sozinha.

Do lado do hóspede

O hóspede responsável pela reserva recebe a sua mensagem de boas-vindas pelo Airbnb, com o link.
Ele abre o link no celular. A página mostra o nome do seu imóvel, o seu nome, as datas, e explica por que o condomínio precisa da identificação e por quanto tempo os dados ficam guardados.
Ele confirma quantas pessoas vão ficar e, se quiser, deixa o WhatsApp para receber lembretes.
Ele preenche nome completo, data de nascimento e documento, e tira uma foto do documento com a câmera.
Ele recebe um link para cada acompanhante e compartilha pelo WhatsApp. Cada acompanhante faz o mesmo na própria página.
Enquanto faltar alguém, o responsável recebe lembretes suaves. Quando todos enviam, ele recebe uma confirmação.

De volta ao seu lado

No painel, cada reserva mostra "3 de 4 hóspedes enviaram".
Você abre cada documento, confere se está legível e aprova. Se estiver ruim, rejeita com um motivo e o hóspede recebe um pedido de reenvio.
Dois dias antes do check-in, se ainda faltar alguém, você recebe um alerta.
Com todos aprovados, você gera a lista para a portaria (PDF ou texto para WhatsApp) com nomes, documento parcialmente oculto, período da estadia e placa, se houver.
Alguns dias depois do check-out, os documentos são apagados automaticamente. Fica só o registro de que a reserva teve a documentação completa.

4.Funcionalidades em detalhe

Imóveis

Cadastro de quantos imóveis quiser, cada um com a própria regra de condomínio, documentos exigidos e prazo de guarda.
Documentos exigidos configuráveis: por padrão, só a frente de um documento com foto. Verso, placa do veículo e telefone são opcionais e vêm desligados.
Texto gerado automaticamente para a seção de requisitos do anúncio, em português e inglês.

Calendário e reservas

Conexão com o calendário do Airbnb (e também Booking e Vrbo, que usam o mesmo tipo de link).
A Airana verifica o calendário a cada meia hora, aproximadamente. Reservas novas, alterações de data e cancelamentos aparecem sozinhos.
Bloqueios de data (quando você fecha o calendário) são reconhecidos e não geram check-in.
Se o e-mail de confirmação não chegar, você pode informar manualmente o número de hóspedes e o nome do responsável.

Página do hóspede

Abre em qualquer celular, dentro do WhatsApp inclusive. Não precisa instalar app nem criar conta.
Em português, inglês e espanhol.
Mostra o nome do imóvel e o seu nome, para o hóspede saber que o pedido vem de você, não de um desconhecido.
Explica em linguagem simples por que os dados estão sendo pedidos e quando serão apagados.
Aceita foto tirada na hora ou arquivo da galeria, e PDF.
O hóspede pode voltar ao link para corrigir o envio até você aprovar.

Mensagens automáticas

Régua padrão (você pode mudar): lembrete 5 dias antes, 3 dias antes e 1 dia antes do check-in, apenas enquanto faltar documento.
Canais: WhatsApp (pela API oficial da Meta, com o consentimento do hóspede dado na página) e e-mail.
Confirmação ao hóspede quando o documento é aprovado.
Para reservas feitas em cima da hora, a régua se encurta sozinha.
Nenhuma mensagem é enviada para quem não deu consentimento ao WhatsApp. Nesse caso, o lembrete vai por e-mail ou fica a cargo do chat do Airbnb.

Alertas para você

Alerta 2 dias antes do check-in com as pendências (WhatsApp, e-mail ou no painel).
Resumo diário opcional: "hoje: 3 check-ins, 1 com pendência".
Avisos de problema: calendário parou de sincronizar, e-mail de reserva não reconhecido, número de hóspedes informado pelo hóspede diferente do que está na reserva.

Painel de documentos

Lista de reservas por período, com o andamento de cada uma.
Visualização do documento com zoom, dados digitados ao lado.
Aprovar ou rejeitar com motivo.
Download individual ou de todos os documentos da reserva de uma vez.
Lista para a portaria em PDF ou texto, com o número do documento parcialmente oculto. Incluir a imagem do documento só se o condomínio exigir (opção desligada por padrão).
Registro de quem viu ou baixou cada documento.

Privacidade e guarda dos dados

Prazo de guarda definido por imóvel. Sugerimos 7 dias depois do check-out; alguns condomínios pedem 30.
Exclusão automática no fim do prazo, com registro de que foi feita.
Exclusão antecipada manual, se precisar.
Pacote de evidências por imóvel: regimento, texto publicado no anúncio e política de guarda, para responder ao Airbnb ou ao condomínio se alguém perguntar.
Equipe: você pode dar acesso a um colaborador só para ver reservas e documentos de imóveis específicos, sem poder alterar configurações.

5.O que a Airana NÃO faz no piloto

Para deixar as expectativas claras:

Não lê o documento automaticamente (reconhecimento de texto) nem compara o rosto do hóspede com a foto. Você confere visualmente. Isso vem numa fase seguinte, como opção.
Não envia dados ao governo (Ficha Nacional de Registro de Hóspedes). Veja a seção 7.3.
Não responde no chat do Airbnb nem substitui o seu atendimento. O link entra na sua mensagem programada; o resto da conversa continua no Airbnb.
Não cobra caução, taxas nem vende extras.
Não é aplicativo de loja. Funciona pelo navegador do celular e do computador.
Não garante que um documento é verdadeiro. A Airana identifica quem vai entrar; não é um serviço de verificação antifraude.

6.Checklist para começar

Passo	O que fazer	Quem ajuda
1	Separar o trecho do regimento ou o comunicado do condomínio que exige identificação de visitantes/hóspedes	Você
2	Copiar o link do calendário do Airbnb (Anúncio → Disponibilidade → Conectar calendários → Exportar)	Nós mostramos onde fica
3	Criar a regra de encaminhamento dos e-mails do Airbnb no seu e-mail	Nós fazemos junto
4	Colar o texto de requisitos no anúncio	Texto pronto pela Airana
5	Criar a mensagem programada no Airbnb com o link	Texto pronto pela Airana
6	Fazer uma reserva de teste com a gente para ver tudo funcionando	Nós

7.O que você precisa saber sobre as regras

Esta parte é importante. Ela explica por que a Airana foi desenhada do jeito que foi, e o que muda para você.

7.1 A nova regra do Airbnb

Vale para reservas feitas a partir de 20 de novembro de 2026. O Airbnb atualizou a política sobre exigências que o anfitrião pode fazer ao hóspede.

O anfitrião não pode pedir dados de contato (telefone, e-mail), foto ou cópia de documento de identidade, dados financeiros nem biometria.
Pode conferir o documento pessoalmente na chegada, se isso estiver avisado no anúncio, mas não pode guardar cópia.
Exceção: quando a coleta é necessária para cumprir a lei ou uma regra documentada do condomínio. Nesse caso o anfitrião precisa avisar no anúncio o que exige e por quê, pedir só o necessário, guardar com segurança e apagar depois. O Airbnb pode pedir comprovação.
O anfitrião não pode obrigar o hóspede a instalar app ou criar cadastro em outro site para entrar no imóvel.

O que isso significa na prática: pedir documento "do nada" pelo WhatsApp, e guardar as fotos no celular, passa a ser um risco para a sua conta. A Airana existe justamente para fazer a coleta dentro da exceção: com a regra do condomínio documentada, texto no anúncio, mínimo de dados, guarda segura, exclusão automática e comprovação à mão. E a página do hóspede não exige app nem cadastro.

Outra regra que já existia: o anfitrião não pode pedir contato fora do Airbnb antes de a reserva ser confirmada, e não deve pedir telefone ou e-mail depois. Por isso o link vai pela mensagem do próprio Airbnb, e é o hóspede quem escolhe deixar o WhatsApp para receber lembretes.

7.2 O que o Airbnb já verifica (e por que não basta)

O Airbnb verifica a identidade de quem faz a reserva, mas não compartilha o documento com o anfitrião e não verifica os acompanhantes. Para a portaria do condomínio, você continua sem saber quem são as outras pessoas. É esse o espaço que a Airana preenche.

7.3 Ficha Nacional de Registro de Hóspedes (FNRH)

A FNRH é a ficha que hotéis e pousadas preenchem para cada hóspede e enviam ao Ministério do Turismo. Desde abril de 2026 ela é digital e obrigatória para estabelecimentos cadastrados no Cadastur (o cadastro oficial de prestadores de turismo).

Ela se aplica ao anfitrião do Airbnb? Não está pacificado. A interpretação predominante, inclusive a do próprio Airbnb, é que o aluguel de um imóvel residencial por temporada é locação, regida pela Lei do Inquilinato, e não "hospedagem". Nessa leitura, o anfitrião comum não tem obrigação de FNRH. Gestoras profissionais com Cadastur, sim.

Por isso a Airana não se apoia na FNRH e não vai dizer que você "cumpre a FNRH". O formulário foi desenhado para coletar os mesmos dados principais, de modo que, se um dia a regra se estender ao aluguel por temporada, ou se você tiver Cadastur, a integração seja possível.

7.4 Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD)

A LGPD é a lei brasileira sobre uso de dados pessoais. Documentos de identidade são dados pessoais, e quem os coleta tem obrigações. O que muda para você:

Você é o responsável pelos dados (a lei chama de "controlador"); a Airana é a empresa que processa em seu nome ("operador"). Isso fica formalizado num termo que você aceita no cadastro.
Precisa haver um motivo legítimo para a coleta. No nosso caso: a regra do condomínio e a segurança do imóvel. A Airana registra isso para você.
O hóspede precisa ser informado do que é coletado, por quê e por quanto tempo. A página do hóspede faz isso antes do envio.
Os dados têm que ser apagados quando não forem mais necessários. Daí o prazo de guarda e a exclusão automática.
Se um hóspede pedir para ver ou apagar os dados dele, é preciso atender. A Airana tem um canal para isso e te avisa.
Não dá para guardar as fotos no celular ou em pasta do WhatsApp com tranquilidade: não há controle de acesso, prazo nem registro.

7.5 Prefeituras

São Paulo e Rio de Janeiro discutem leis para aluguel por temporada que incluem cadastro de hóspedes guardado por cerca de 90 dias para fiscalização. Nenhuma está em vigor ainda. Caldas Novas regula a atividade desde 2018. Se a sua cidade aprovar algo assim, o prazo de guarda da Airana pode ser ajustado por imóvel.

7.6 Condomínio

O próprio Airbnb orienta anfitriões a fornecer ao condomínio a lista de hóspedes e a conferir documento na chegada. Alguns condomínios têm acesso ao "Painel do Condomínio" do Airbnb, que mostra reservas e número de hóspedes ao síndico. A regra do seu condomínio sobre identificação de quem entra é o que sustenta a coleta.

Se o seu condomínio não tiver regra escrita, vale conversar com o síndico antes do piloto. Um comunicado simples do síndico ou da administradora já serve como documento.

8.O que existe no mercado e por que fazemos diferente

Antes de desenhar a Airana, pesquisamos mais de 50 ferramentas no Brasil e no exterior. Resumo do que encontramos:

No Brasil

Não existe ferramenta nacional que colete documento de cada hóspede para anfitriões do Airbnb.
A principal plataforma brasileira de gestão é a Stays, feita para administradoras com vários imóveis. Tem mensalidade a partir de R$ 79 mais uma comissão por reserva, taxa de implantação e fidelidade de 6 meses. Não tem coleta de documentos própria (usa um parceiro) e não tem aplicativo de celular.
Os outros sistemas nacionais são para hotéis e pousadas, não para Airbnb.
Os poucos aplicativos leves para anfitriões (guia do imóvel, frigobar com Pix) não fazem check-in com documento.

No exterior

Existem boas ferramentas (Chekin, da Espanha, é a mais conhecida), mas cobram em euro ou dólar, costumam exigir um número mínimo de imóveis ou um sistema de gestão por trás, e muitas verificam só o hóspede que fez a reserva, não os acompanhantes.
As que verificam identidade com biometria recebem reclamações frequentes de hóspedes, que estranham um "terceiro desconhecido" pedindo documento e lembretes insistentes todo dia.
Praticamente nenhuma avisa o anfitrião, alguns dias antes, de que ainda faltam documentos.
Quase nenhuma usa WhatsApp pela API oficial em português.

O que a Airana faz de diferente, por causa disso

Problema que vimos	Como a Airana trata
Só verificam quem reservou	Um link e um status para cada hóspede
Lembretes agressivos geram avaliações ruins	Três lembretes espaçados, só enquanto faltar alguém, e você controla
Hóspede desconfia de link de desconhecido	Página com o nome do seu imóvel e o seu nome, explicação clara, remetente reconhecível
Anfitrião só descobre a pendência na véspera	Alerta 2 dias antes e resumo diário
Preço em moeda estrangeira, mínimo de imóveis, fidelidade	Preço em reais por imóvel, sem mínimo, sem fidelidade
Exigem sistema de gestão por trás	Funciona só com o calendário e o e-mail do Airbnb
Guardam documentos sem prazo ou não deixam baixar	Prazo definido por você, exclusão automática, download permitido enquanto vale o prazo
Deixam o risco da regra do Airbnb com o anfitrião	Regra do condomínio, texto do anúncio e comprovação embutidos no produto

9.O que queremos aprender com vocês

Durante o piloto, vamos perguntar:

Quantos dos seus hóspedes enviaram tudo antes do check-in, sem você precisar intervir?
Algum hóspede reclamou ou estranhou? O que disse?
A lista para a portaria serviu como está, ou o condomínio pediu outro formato?
Os lembretes foram na medida, poucos ou demais?
O que você fazia antes e deixou de fazer?
O que faltou? O que você pagaria para ter?
Quanto você acha justo pagar por imóvel por mês?

10.Glossário

Termo	Significado
Check-in online	Coleta de dados e documentos do hóspede antes da chegada, pela internet.
Hóspede responsável	Quem fez a reserva no Airbnb. É quem recebe o primeiro link e os lembretes.
Acompanhante	Cada outra pessoa que vai ficar no imóvel. Recebe o próprio link.
Calendário do Airbnb (link iCal)	Link que o Airbnb fornece para que outros sistemas vejam as datas ocupadas. Mostra só datas e um código da reserva, sem nome nem contato.
Mensagem programada	Recurso do próprio Airbnb que envia uma mensagem automática em certos momentos (reserva confirmada, véspera do check-in etc.).
Régua de mensagens	A sequência de lembretes automáticos que a Airana envia.
Lista para a portaria	Documento gerado pela Airana com os hóspedes da reserva, para entregar ao condomínio.
Prazo de guarda	Quantos dias após o check-out os documentos ficam disponíveis antes de serem apagados.
FNRH	Ficha Nacional de Registro de Hóspedes, obrigação de hotéis e pousadas junto ao Ministério do Turismo.
Cadastur	Cadastro oficial de prestadores de serviços turísticos.
LGPD	Lei Geral de Proteção de Dados, a lei brasileira de privacidade.
Controlador / Operador	Na LGPD, quem decide sobre os dados (você) e quem processa em nome dele (a Airana).

Dúvidas e feedback: fale direto com a equipe da Airana pelo canal combinado no início do piloto.